Date limite de candidature : Vendredi 10 nov. 2017

Date début du contrat : Lundi 04 déc. 2017

Ville : Rabat

L’Institut français du Maroc,

recrute

Un(e) assistant(e) administratif(ve)

Poste en CDI, à compter du 04 décembre 2017

 

Descriptif des fonctions

Sous l’autorité du Secrétaire général et du directeur adjoint de l’IFM (pôle moyens) et du responsable du pôle livre et médiathèques de l’IFM, l’assistant(e) administratif(ve) exercera ses fonctions au sein de l’IFM. Il/elle assurera la bonne exécution des procédures administratives et de leur gestion mises en place par la direction et lui seront plus particulièrement confiées les missions suivantes :

Missions :

Au sein du pôle moyens :

  • Traitement, suivi et transmission des documents administratifs
  • Classement et archivage
  • Assistance au responsable dans l’ensemble des taches relevant de ses compétences
  • Accueil téléphonique, information et orientation du public au sein de l’établissement
  • Traitement de la communication par mail, courrier…
  • Rédaction des courriers administratifs et compte rendu de réunion
  • Réaliser des opérations de gestion courante
  • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative du service
  • Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser
  • Réceptionner et distribuer le courrier
  • Suivre les dossiers au niveau organisationnel
  • Assister les personnels et les équipes
  • Accueillir, informer et orienter le public
  • Suivi des besoins des fournitures administratives et réception.
  • Suivi de l’agenda du secrétaire général
  • Au sein du pôle livre et médiathèques :
  • Secrétariat, agenda, classement et archivage
  • Suivi financier du budget enveloppe missions, invitations campusfrance, bourses et fournisseur Suivi de la base de contact
  • Suivi administratifs des dossiers (convention de coopération, stages, tournées d’auteurs, bourses, missions, invitations et des déplacements au Maroc)
  • Responsabilité du suivi des dossiers d’Aide à la publication et suivi financier
  • Constitution et actualisation des données
  • Accueil des éditeurs et des divers visiteurs
  • Suivi financier de la logistique du SIEL et du Prix grand Atlas

    Profil :

Formation :

Diplômé(e) d’études universitaires : Bac/ +2 et formation en secrétariat ou expérience professionnelle confirmée dans des fonctions similaires.

Bilingue français et arabe.

Expérience :

Une expérience dans un service administratif (secrétariat et accueil) serait un plus

Savoir-faire :

  • Très bonnes qualités rédactionnelles
  • Mettre en forme un écrit administratif
  • Faire preuve d’un sens aigu de l’organisation et du respect des procédures Travailler en réseau
  • Transmettre des informations fiables

 

Connaissances souhaitées :

  • Maîtrise parfaite de la langue française (parlé, lu, écrit) indispensable
  • Maîtrise des outils bureautiques courants et en particulier Word et Excel

Qualités personnelles :

  • Sens du contact et des relations avec le public
  • Sens du travail en équipe
  • Esprit d’initiative
  • Rigueur et méthode
  • Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle, confidentialité Réactivité
  • Capacité d’écoute et d’analyse des besoins exprimés

Conditions de recrutement :

Recrutement en CDI à compter du 04 décembre 2017, soumis à une période d’essai de 3 mois éventuellement renouvelable une fois.

Rémunération : Niveau 5, échelon 1, soit 12 412.20 dh brut, conformément à la grille des personnels administratifs de l’Institut français du Maroc

Un dossier de candidature (CV + photo, lettre de candidature, extrait du casier judiciaire ou copie du récépissé de demande, copies diplômes, attestation de travail) est à adresser uniquement par voie électronique pour le 10/11/2017 délai de rigueur à l’adresse suivante :

[email protected]

Note : Seuls les candidats sélectionnés seront contactés

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Postuler : [email protected]

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