CDI

1 secrétaire administratif (ve)

L’Institut français du Maroc, site de Meknès recrute 1 secrétaire administratif (ve) Poste en CDI Date prévisionnelle de recrutement : 1er décembre 2024

Profil et expérience
Formation Bac+2 minimum
Expérience confirmée en secrétariat
Toutes les références sont susceptibles d’être vérifiées.

Savoir-faire
Maîtrise de la langue française (parlée, lue, écrite) indispensable
Très bonne maîtrise des outils bureautiques (pack office)
Rédaction et mise en forme des écrits administratifs
Faire preuve d’un sens aigu de l’organisation et du respect des procédures
Transmettre des informations fiables
Travailler en réseau

Qualités personnelles
Rigueur, méthode et sens de l’organisation
Réactivité
Autonomie et esprit d’initiative
Capacités d’adaptation à la polyvalence
Réserve et discrétion professionnelle
Sens du contact et des relations, aisance relationnelle, qualité d’écoute
Sens du service public et du travail en équipe
Qualités relationnelles et rédactionnelles

Sous la tutelle du directeur délégué du site de Meknès et de la secrétaire générale, le/la secrétaire administratif (ve) apporte principalement son soutien à l’activité du secrétariat général en réalisant le traitement administratif de dossiers voire le suivi administratif complet de dossiers (gestion de stock, contrats de maintenance, …) et en transmettant les informations entre les services.

Missions :
1. Gestion administrative et documentaire :
Rédaction et suivi de courriers administratifs
Tenue des registres d’envoi et de réception de documents
Préparation de dossiers, consolidation et synthèse de documents
Traitement, suivi et transmission de documents administratifs
Planning des visites médicales du personnel
Classement et archivage

2. Gestion des fournitures et des stocks :
Gestion de stocks
Suivi des besoins en fournitures (administratives et autres), envoi des bons de commande, réception des fournitures administratives
Recherche de fournisseurs, demandes de devis, comparaison des prix, négociation des tarifs, préparation des bons de commandes, suivi des commandes et réception de marchandises et de prestations (avec l’appui de la secrétaire générale), vérification de la conformité avec la commande

3. Gestion logistique et organisationnelle :
Organisation administrative et logistique des déplacements du personnel et des intervenants
Organisation de réunions et réceptions
Suivi du calendrier des prestations (maintenance…)
Coordination et circulation des informations inter services
Aide à la mise en oeuvre d’activités de l’Institut français
Suivi du planning mensuel des événements / accueil / billetterie et transmission des informations aux différents acteurs
Plannings des prestataires et des déplacements professionnels (sous la supervision de la secrétaire générale)

Date prévisionnelle de recrutement : 1er décembre 2024
Recrutement en CDI, soumis à une période d’essai d’un mois et demi, éventuellement renouvelable une fois.
Rémunération au niveau 3 échelon 1, soit un salaire mensuel brut de 10 096.35 MAD conformément à la grille des salaires de l’IFM.
Le dossier de candidature doit obligatoirement comprendre : CV + photo, lettre de candidature, copies diplômes, copie de la carte nationale d’identité ou copie de la carte de résidence obligatoire.
A adresser uniquement par voie électronique sous référence « IFM MEKNES SECRETAIRE ADMINISTRATIF » pour le 10 novembre 2024 délai de rigueur l’adresse suivante ;
recrutementmeknes@ifmaroc.com
Note : Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

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