Un(e) secrétaire administratif(ve) cours de langue

Profil :

Formation :
Niveau d’études supérieures (Bac +2) et/ou expérience professionnelle confirmée dans des fonctions similaires,
Bilingue : français et arabe,
Toutes les références sont susceptibles d’être vérifiées

Expérience :
Expérience confirmée dans le domaine du conseil et service client (front office), et de la gestion administrative (back office).

Savoir-faire :
Savoir rendre compte et transmettre des informations fiables,
Transmettre des informations fiables,
Faire preuve d’un sens aigu de l’organisation,
Travailler en équipe,
Être familier avec les procédures d’encaissement (espèces, cartes bancaires ou chèques)
Parfaite maîtrise des outils informatiques et bureautiques (logiciels de base Word, Excel).

Qualités personnelles :
Sens du contact et des relations avec le public, aisance relationnelle,
Sens du travail en équipe,
Rigueur et méthode,
Qualités relationnelles,
Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle,
Capacité d’écoute et d’analyse des besoins exprimés par les étudiants et les enseignants,
Capacité à régler les relations parfois complexes avec la clientèle,
Capacité à s’adapter à un milieu éducatif avec des exigences particulières

Sous la tutelle du Directeur délégué du site d’Oujda et du Responsable Centre de langue, l’agent exercera ses fonctions au sein de l’Institut français du Maroc, site d’Oujda pour accomplir les tâches suivantes :

Missions :

Assistance au responsable Centre de langue dans l’ensemble des tâches relevant de ses compétences (Préparation des documents liés au début et fin de sessions, mise à jour des sessions de cours dans le logiciel dédié…).
Traitement du suivi des transmissions des documents administratifs, classement et archivage.
Traitement et suivi des contrats des enseignants vacataires.
Accueil téléphonique, informations et orientations du public des apprenants composé de jeunes, étudiants et adultes.
Suivi des plannings des salles de cours, et celui des horaires des enseignants.
Rédaction des courriers administratifs établis par le supérieur hiérarchique.
Réalisation des inscriptions aux activités du service de centre de langues (cours et certifications), et des opérations de caisse qui y sont afférentes et pour lesquelles l’agent est susceptible d’être mandaté.
Traitement et diffusion des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service pédagogique des cours de langue (photocopies, courriel, courrier administratifs, envoi SMS…)
Participation à l’actualisation des différents mailings, des informations publiées sur le site internet de l’institut et des réseaux sociaux pour le secteur des cours de langue.
Suivi des besoins en fournitures administratives et réception des livraisons y afférentes.
Collaboration administrative dans la gestion des certifications

Recrutement en CDI soumis à une période d’essai d’un mois et demi éventuellement renouvelable une fois.
Date prévisionnelle de recrutement : 1er février 2024.
Rémunération : Niveau 3, échelon 1 de la grille du personnel administratif, soit 9614,66 dirhams brut conformément à la grille des personnels administratifs de l’IFM.
Le dossier de candidature doit obligatoirement comprendre : CV + photo, lettre de candidature, copies diplômes,
copie de la carte nationale d’identité ou copie de la carte de résidence obligatoire.
A adresser uniquement par voie électronique sous référence « IFM-Oujda– Secrétaire administratif » pour le 15 janvier 2024 délai de rigueur à l’adresse suivante :
recrutementoujda@ifmaroc.com

Note : Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

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