Sous la supervision de la Directrice Déléguée et du Secrétaire Général du site de Rabat, l’Assistant(e) de direction a pour rôle principal de soutenir les activités de la Direction, du Secrétariat Général ainsi que l’ensemble des services l’IF Rabat. Ce soutien se traduit par la gestion efficace des tâches administratives, logistiques et organisationnelles, contribuant ainsi à l’optimisation des opérations au sein de l’organisation.
Par ailleurs, l’Assistant(e) de Direction sera sollicité(e) pour des tâches administratives par la Directrice déléguée pour l’antenne de Kénitra.
Missions :
Gestion administrative et documentaire :
Rédaction et gestion documentaire : Traitement et rédaction des courriers, ainsi que le classement, l’archivage et la gestion de la documentation.
Gestion de l’agenda : Organisation et planification optimale des rendez-vous et réunions de la Direction.
Médecine du travail : Élaboration et suivi du planning des rendez-vous, ainsi que des visites annuelles des agents.
Accidents du travail : Gestion des dossiers d’accidents de travail et suivi des procédures avec les assurances.
Partenariats : Contribution à la gestion et au suivi des différents conventions et partenariats.
Gestion logistique et organisationnelle :
Planification des déplacements : Organiser et planifier les déplacements du personnel et des intervenants, en veillant à l’optimisation de la logistique administrative et opérationnelle.
Coordination des événements : Planifier, organiser et coordonner les réunions, formations et réceptions, tout en garantissant leur bon déroulement.
Circulation de l’information : Assurer une circulation fluide des informations entre les différents services et contribuer à la coordination des activités interservices.
Soutien aux activités de l’Institut : Participer à la mise en oeuvre des activités de l’Institut, en soutenant l’organisation d’événements et en gérant les aspects logistiques associés.
Assistanat ressources humaines :
Gestion administrative du personnel : Contribuer à l’administration des ressources humaines en assurant une gestion efficace et optimale des dossiers des employés.
Recrutement : Contribuer à la gestion administrative des recrutements. Cela inclut la préparation et la signature des contrats de travail, la constitution complète des dossiers des nouveaux salariés, ainsi que la finalisation des déclarations sociales requises.
Intégration des nouveaux salariés : Faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs en organisant un accueil structuré et en veillant à leur adaptation au sein de l’équipe.
Évaluations et développement des compétences : Planifier et gérer les évaluations annuelles des salariés, et contribuer à la gestion de la formation et la mise en oeuvre des plans de développement des compétences.
Gestion des départs : Contribuer à la gestion des départs des employés en collaboration avec les organismes concernés, en veillant à respecter les procédures légales.