Définition synthétique :
Sous l’autorité de la directrice générale adjointe de l’IFM (département des missions) et de l’attaché culturel, l’assistant(e) administratif/ve à mi-temps exercera ses fonctions au sein de la direction générale de l’IFM.
Lui seront plus particulièrement confiées les tâches suivantes :
- Assistance de l’attaché culturel et du pôle Culture dans l’ensemble des taches
- Rédaction de conventions, suivi des subventions, préparation de dossiers
- Coordination et circulation des informations au sein du pôle
- Traitement, suivi et transmission de documents administratifs
- Prise de rendez-vous et gestion d’agenda
- Classement et archivage
- Organisation de réunions
- Organisation administrative et logistique des déplacements du secteur
- Accueil téléphonique / électronique
Profil :
Savoir faire :
- Maîtriser les outils de la bureautique
- Rédiger et mettre en forme des écrits administratifs
- Faire preuve d’un sens aigu de l’organisation et du respect des procédures
- Transmettre des informations fiables
- Travailler en réseau
Connaissances souhaitées :
- Formation : Bac +2/3 minimum
- Expérience dans le domaine du secrétariat
- Bilingue français et arabe indispensable
- Un intérêt pour le secteur culturel sera un atout
Qualités personnelles :
- Rigueur et méthode
- Réactivité
- Autonomie et esprit d’initiative
- Réserve et discrétion professionnelle
- Sens du contact et des relations avec le public
- Sens du travail en équipe
- Sens du service public