Missions :
En collaboration avec le Responsable des cours de langue :
Traitement du suivi des transmissions des documents administratifs du service : tenue des registres d’envoi et de réception de documents, classement et archivage ;
Rédaction des courriers administratifs établis par le supérieur hiérarchique ;
Communication entre les inscriptions, la caisse, l’accueil et le Secrétariat Général ;
Traitement et suivi des contrats des enseignants vacataires Cours de langue et certifications ;
Paramétrage des sessions de cours et suivi dans le logiciel Arc En Ciel (reporting assiduité, notes…) ;
Gestion administrative des inscriptions groupées (partenaires scolaires et institutionnels) ;
Suivi des changements de niveaux (tranche d’âge / paliers) ;
Gestion logistique des fermetures de cours (appels des apprenants / propositions d’alternatives au remboursement) ;
Gestion de la logistique des sessions (éditions des listes / transmission aux référents sur site / transferts d’apprenants) ;
En collaboration avec les équipes et en fonction de la nécessité du service :
Participation à l’organisation des rentrées par session dans les différents sites de l’Institut ;
Participation à l’organisation de la passation des épreuves DELF / DALF ;
Participation à l’élaboration de l’offre de cours (propositions suivant les demandes du public) ;
Participation à la gestion du planning des tests de positionnement ;
Renfort au standard de l’espace inscriptions (Accueil téléphonique, informations et orientations).