L’Institut français du Maroc, site de Marrakech recherche un/une Secrétaire général(e)/régisseur.
Il/elle assure la gestion et coordination administrative, financière, RH, juridique et immobilière de l’établissement en lien avec l’ensemble des services et sous l’autorité du directeur de l’établissement, ainsi que la tenue de la régie d’avances et de recettes sous l’autorité de l’Agent comptable de l’Institut français du Maroc, situé à Rabat.
Son action s’inscrivant dans le cadre du réseau des Instituts français du Maroc, en lien avec le directeur de l’établissement, le/la Secrétaire général(e) et régisseur est garant sur son périmètre de la mise en oeuvre des orientations de la Direction Générale de l’Institut français du Maroc.
Missions :
Le/la Secrétaire général(e) / régisseur assure, dans le cadre de ses missions :
1/ Gestion administrative, financière, RH, juridique et immobilière du site :
Mise en oeuvre des décisions de la Direction Générale de l’Institut français du Maroc, en lien et sous l’autorité du Directeur de l’établissement
Mise en oeuvre de la stratégie d’établissement élaborée par le Directeur en lien avec les différents services (coopération culturelle, universitaire, linguiste et éducative)
Elaboration des propositions budgétaires du site sous l’autorité du Directeur
Tenue et contrôle de la comptabilité budgétaire (mandats et ordres de recette)
Suivi permanent des comptes et de l’exécution budgétaire de l’établissement sous l’autorité du Directeur de site
Elaboration d’outils d’analyse et d’aide à la décision (budgétaires et opérationnels)
Gestion des ressources humaines (30 ETP) et matérielles de l’établissement
Encadrement de l’ensemble des personnels sous l’autorité du Directeur
Encadrement direct de l’équipe affectée à la régie technique et spectacle, du jardinier et suivi des prestataires (gardiennage, climatisation, photocopieurs…)
Mise en oeuvre et suivi des dispositifs de sécurité et de sureté du site
Mise en oeuvre et suivi du plan de maintenance des équipements
Suivi des opérations immobilières (maintenance et restructurations)
Veille juridique, prévention et gestion du contentieux
Mise en place et suivi du plan de maintenance des équipements et des bâtiments
Veille juridique, prévention et gestion du contentieux
Gestion des risques et veille à l’hygiène et la sécurité
Pilotage de la logistique administrative et juridique du site
Contractualisation et suivi des prestataires de service (gardiennage, jardinage, ménage et informatique).
2/ Régie comptable :
Mandatement pour les opérations de régie comptable
Maniement de deniers publics (recettes et dépenses) dans le cadre d’une régie d’avances et de recettes.
Tenue des registres obligatoires : livre- banque, cahier de caisse, grand livre, journal
Tenue et contrôle des valeurs inactives et suivi des procédures d’encaissement dans les différents services.
Dégagement des caisses, dépôt et retrait en banque.
3/ Ressources humaines :
Gestion des ressurces humaines : recrutement, encadrement et coordination, veille de la conformité des pratiques à la législation locale et au règlement, participation à la gestion statutaire et à la gestion de la paie en lien avec le pôle RH de la Direction générale de l’IFM.
Vérification systématique des pièces administratives adressées au Pôle des ressources humaines (contrat, avenant, décisions etc……)
Suivi et mise en oeuvre des dialogues sociaux au sein de l’antenne
Mise en place des formations en lien avec la gestionnaire formation de la direction générale,
Supervision des plannings et congés administratifs, suivi des arrêts médicaux,
Mise en place d’indicateurs et de tableaux de bord nécessaires à la prise de décision
Suivi des campagnes d’entretien professionnels
Relation avec les représentants du personnel et les délégués syndicaux,
Gestion des conflits.
Coordination de la communication interne.
Il est attendu du/de la Secrétaire général (e) régisseur une réactivité aux diverses sollicitations de la Direction Générale en communiquant des réponses aux dates demandées sans délai de retard.
Il/elle devra également proposer des solutions en interne avec sa direction locale sur tous les aspects « conflictuelles » de ressources humaines.
Sur son périmètre, le/la secrétaire général(e) régisseur devra participer à tous travaux permettant toutes améliorations dans son antenne et à l’échelle du réseau et faire preuve de force de proposition.