1. Assistance à la direction, gestion administrative et documentaire :
• Accueil et orientation du public et gestion des rendez-vous pour le Directeur délégué.
• Rédaction et suivi de courriers administratifs (internes et externes) ;
• Tenue des registres d’envoi et de réception de documents ;
• Préparation de dossiers, consolidation et synthèse de documents demandés par la Direction (compte rendu des
réunions, rapport …) ;
2. Assistance au secrétariat général :
• Rédaction de certaines pièces comptables nécessaires aux mandatements (bons de commande, devis, factures…) pour
la signature du Secrétaire Général ou de l’ordonnateur ;
• Intégration des tiers (fournisseurs, professeurs, …) dans le système avec la numérisation de leurs documents respectifs
(contrats, RIB, …) ;
• Suivi de la facturation et du paiement des prestataires (établissements hôteliers, agences de voyages, sociétés de
gardiennage, nettoyage, …) ;
• Suivi administratif et financier fournisseurs (devis et factures/ gestion de la relation fournisseurs) ;
• Saisie et suivi des engagements juridiques et comptables ;
• Passation des mandats de paiements et ordres de recettes sur l’ERP Finance ;
• Numérisation des documents comptables sur le SI et récupération des factures/documents physiques pour classement ;
• Classement des factures et justificatifs de paiement (chèque, virement, …) ;
• Contribution à la rédaction, la vérification, et le suivi des contrats de prestation et des conventions de partenariat ;
• Gestion des archives comptables ;
• Gestion et suivi des stocks de fournitures.
3. Assistanat Ressources Humaines :
• Recevoir et traiter les demandes de documents et des attestations formulée par les collaborateurs (CDI et Professeurs) ;
• Suivi des dossiers RH des professeurs vacataires (auto-entrepreneurs et MEN) sur l’aspect administratif (contrats de vacation, pièces constitutives du dossier, …) ainsi que l’aspect financier (vérification des bulletins de paie mensuels, décomptes des heures, mandatement de la paie sur le système);
• Organisation administrative et logistique des déplacements du personnel et de la Direction (ordre de mission, mémoire de frais…).
4. Gestion des fournitures et des stocks :
• Suivi des besoins en fournitures administratives préparation et envoi des bons de commande correspondant ;
• Réception des fournitures et vérification de la conformité des livraisons.
5. Gestion logistique et organisationnelle
• Appui à l’organisation logistique des activités culturelles et de coopération éducatives et linguistiques (réservation
d’hôtels, des billets d’avion, taxis…) ;
• Coordination et circulation des informations interservices ;
• Coordination des événements : planification, organisation et coordination des réunions et des réceptions.