Un(e) assistant(e) de direction

Profil :

Formation :
Diplômé(e) d’études universitaires : Bac/ +2 et formation en secrétariat, ou en gestion ou en informatique ou expérience professionnelle confirmée dans des fonctions similaires, intérêt pour les sciences humaines et sociales.
Toutes les références sont susceptibles d’être vérifiées.
Bilingue français et arabe indispensable.

Expérience :
Une première expérience de travail serait un plus

Savoir-faire :
Faire preuve d’un sens aigu de l’organisation et du respect des procédures Capacité d’initiative et esprit d’équipe

Connaissances souhaitées :
Maîtrise parfaite de la langue française (parlé, lu, écrit) indispensable Maîtrise des outils bureautiques courants

Qualités personnelles :
Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle Sens du contact et du travail en équipe
Esprit d’initiative Rigueur et méthode Réactivité

Sous l’autorité de la Directrice du Centre Jacques Berque (CJB), l’assistant(e) de direction exercera ses fonctions au sein de l’IFM, Centre Jacques Berque.
Il/elle assurera la bonne exécution des procédures administratives et de leur gestion mises en place par la direction et lui seront plus particulièrement confiées les missions suivantes :

1/ Secrétariat du CJB
Assurer les travaux de secrétariat du CJB : rédaction des mails, des courriers, des rapports, etc
Gestion des courriers en arrivée / départ : suivi, classement, archivage
Assurer l’accueil téléphonique, recevoir et orienter les divers interlocuteurs
Gestion de l’agenda du directeur
Réservations (transport, hébergement etc.)

2/ Gestion administrative du CJB
Organisation des événements scientifiques (séminaires, colloques…).
Suivre les absences et les congés des agents
Assurer la gestion et le suivi administratif en lien avec divers fournisseurs
Pouvoir assurer des missions ou travaux ponctuels en fonction des activités et des besoins du Centre Jacques Berque.

3/ Suivi des chercheurs du CJB :
Accueillir et assister les chercheurs en accueil ou en visite ainsi que les stagiaires.
Assurer l’organisation et le suivi des missions et des activités des chercheurs du CJB

4/ Communication du CJB
En liaison avec le pôle communication de l’IFM :
Participer, avec le responsable informatique du Centre Jacques Berque (agent CNRS), à l’alimentation et la gestion du site web du CJB
Assurer le suivi des contacts du Centre et envoyer les courriels collectifs pour annoncer les événements
Assurer l’alimentation et la gestion du Facebook et des autres plateformes du CJB.

Date prévisionnelle de recrutement : 11 décembre 2023.

Recrutement en CDD, soumis à une période de 15 jours éventuellement renouvelable une fois.
Rémunération : Niveau 4, échelon 1 soit 11513,48 Dh brut, conformément à la grille des personnels administratifs de l’IFM.
Le dossier de candidature doit obligatoirement comprendre : CV + photo, lettre de candidature, copies diplômes, copie de la carte nationale d’identité ou copie de la carte de résidence.
A adresser uniquement par voie électronique sous référence « IFM-CJB – Assistante de direction » pour le 31 octobre 2023 délai de rigueur à l’adresse suivante : recrutementcjb@ifmaroc.com

Note : Seuls les candidats sélectionnés seront contactés

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